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FAQ - Hosted Exchange

  1. Verfügbarkeit
  2. Rechenzentrum
  3. Vorteile
  4. Server
  5. Postfachgrösse
  6. Virenschutz
  7. Spamfilter
  8. Versand und Empfang von E-Mails
  9. Attachments
  10. Gruppenfunktionalität
  11. Alias-Adressen
  12. Client
  13. Standard Postfach
  14. Basic Postfach
  15. Outlook-Access (RPC over HTTPS)
  16. Mobile-Access
  17. ActiveSync-Access / MS-Direkt Push
  18. Outlook Web Access (OWA)
  19. BlackBerry
  20. Backup / Rücksicherung eines Postfaches
  21. Mehrstufiger Spamfilter
  22. Integrierter Virenscanner
  23. Kann ich die Mails dennoch mit POP abrufen und per SMTP versenden.
  24. Ich kann via Outlook keine Verbindung zum Server aufbauen
  25. Ich habe Probleme Outlook, auch bekomme ich Fehlermeldungen

    Verfügbarkeit
    Die Verfügbarkeit der Plattform beträgt 99%.
    Das restliche % wird für geplante Wartungen genutzt.

    Rechenzentrum
    Die Plattform steht in einem Hochsicherheitsrechenzentrum, welches folgende Leistungsmerkmale enthält: Zutrittskontrolle, Kameraüberwachung für Innen- und Aussenanlagen, Einbruchmeldeanlage, Klimatechnik, Brandmeldeanlage, unterbrechungsfreie Stromversorung, mehrstufige Netzwerksicherheit durch Demilitarisierte Zonen, umfangreicher Spma- und Virenschutz auf allen betriebenen Systemen.

    Vorteile
    ► Geringe Kosten
    Die Lösung bietet eine deutliche Kostenersparnis gegenüber einer lokalen Lösung
    ► Steigerung der Produktivität
    Überall E-Mails bearbeiten, Kontakte finden, Termine verwalten, Aufgaben definieren...
    ► Weltweiter Zugriff
    Sei es am Arbeitsplatz oder unterwegs, MS-Exchange -Hosting bietet die Möglichkeit, alle Outlook Funktionalitäten in jeder Situation zu nutzen und überall auf stets aktuelle Daten zugreifen zu können.
    ► Sicherheit auf höchstem Niveau
    Zentrale Datenhaltung in Hochsicherheitsrechenzentren, ausgefeilte Viren- und Spamschutz Mechanismen sowie eine zentrale Datensicherung schaffen Vertrauen in die Integrität und Sicherheit der Unternehmensdaten.

    Server
    Die Exchange-Server stellen die Zentrale der Unternehmenskommunikation dar und befinden sich in unserem Hochleistungs-Rechenzentrum. Sie speichern sämtliche Daten wie z.B. E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte, welche je nach Bedarf und Berechtigung den einzelnen Clients zur Verfügung gestellt werden. Für Unternehmen, die zur Zeit eigene Kommunikationsserver betreiben (z.B. Lotus Notes oder Novell), bieten wir eine vollständige Migration bzw. Datenübernahme an. Die Komplettlösung besteht aus mehreren, redundant konfigurierten Servern der Marke Dell. Weiterhin kommen Switche, Router und Firewalls diverser Hersteller zum Einsatz.

    Postfachgrösse
    Die Postfachgrösse eines Clients beträgt standardmässig 1 GB und kann auf Wunsch auf 2 GB erweitert werden. Für öffentliche Ordner stehen 500 MB pro Unternehmen zur Verfügung, was ebenfalls erweitert werden kann.

    Virenschutz
    Der komplette eingehende Mailverkehr wird durch mehrere Virenscanner geprüft, welche mehrfach täglich auf den neuesten Stand gebracht werden. Im Falle eines positiven Scanns wird der Virus entfernt und eine entsprechende Nachricht an den Empfänger versandt.

    Spamfilter
    Alle eingehenden Mails werden automatisch in mehreren Stufen gescannt. Die Spamtrefferquote des Systems beträgt 98%. Mails die als Spam erkannt werden, werden im Feld „Subject / Betreff“ mit dem Präfix [bulk] gekennzeichnet. Rechtliche Gründe verhindern eine Löschung dieser Mails. Regeln bzgl. der weiteren Verarbeitung von E-Mails, welche als Spam gekennzeichnetet wruden, können von jedem User individuell erstellt werden.

    Versand und Empfang von E-Mails
    Das Versenden von E-Mails ist ohne weitere Einstellungen sowohl über Outlook als auch über den Web-Access möglich. Um E-Mails empfangen zu können ist es notwendig eine Weiterleitung der Mails an eine entsprechende „Weiterleitungsadresse“, welche im Rahmen der Bestellung zur Verfügung gestellt wird, beim Mail-Provider einzurichten. Alternativ kann die Weiterleitung der Mails per mx-Record erfolgen. Hierbei werden alle Mails, welche an eine bestimmte Domain gesendet werden, automatisch an den Exchange-Server weitergeleitet.

    Attachments
    Attachments können bis zu einer Grösse von 10 MB versandt und empfangen werden. Aus Sicherheitsgründen werden Attachments mit diversen Änderungen geblockt (z.B.: *.app, *.bat *.vbs…). Ein versenden entsprechender Daten ist dennoch über passwortgeschützte ZIP-Files möglich.

    Gruppenfunktionalität
    Auf Basis der Gruppenfunktionalität  bei dem Standard Postfach besteht die Möglichkeit, eigene Ordner (z.B. Terminkalender) für andere Mitarbeiter freizugeben. So kann z.B. das Sekretariat ohne grösseren Aufwand die Urlaubsplanung der Firma oder die Terminverwaltung von einzelnen Mitarbeitern koordinieren.

    Alias-Adressen
    Alias-Adressen, die neben der primären Adresse noch zusätzliche verwendet werden möchten, können kostenlos mitbestellt werden.

    Client
    Der Zugriff auf die Daten des Servers erfolgt wahlweise via Outlook-Access, WEB-Access, Mobile-Access oder Active Sync. Es besteht somit die Möglichkeit, sowohl vom lokalen Arbeitsplatz als auch von jedem PC, PDA oder Handy mit Internetzugang seine E-Mails bzw. Daten abzurufen.

    Standard Postfach
    Das Standard Postfach hat eine Postfachgrösse von 1GB und beinhaltet die Zugriffsoptionen Outlook-Access (RPC over HTTPS), Mobile-Access, ActiveSync / MS-Direkt Push und Outlook Web Access (OWA). Zusätzlich ist eine Lizenz von Outlook 2003 / 2007 für die Vertragsdauer, sowie das Produkt Scan enthalten. Der BlackBerry Service kann optional hinzugebucht werden.

    Basic Postfach
    Das Basic Postfach hat eine Postfachgröße von 1 GB und beinhaltet die Zugriffsoption Outlook-Web-Access. Der BlackBerry Service kann optional hinzugebucht werden. Zusätzlich ist für die Vertragsdauer das Produkt Scan enthalten.

    Outlook-Access (RPC over HTTPS)
    Der Zugriff via Outlook-Access erfolgt über Win XP (SP2) oder Vista sowie die in jedem Client enthaltene Software Outlook 2003 (SP2) oder 2007. User, die bisher mit dieser Software gearbeitet haben, finden sich sofort zurecht und können sie ohne grössere Schulungsmassnahmen nutzen. Zusätzlich zu den bekannten Funktionen stehen die bereits beschriebenen Gruppenfunktionalitäten zur Verfügung. Für User, die zur Zeit ein „Stand-allone“ Outlook betreiben, bieten wir eine vollständige Migration bzw. Übernahme der Daten auf anfrage an.
    Neben dem Exchange-Account können auch noch PoP3 oder IMAP Accounts im Outlook genutzt werden. Dies macht aber in der Regel wenig Sinn, da man ja alles über den Exchange-Account laufen lassen kann. Es gibt aber bestimmt Ausnahmen und hier ist es auf jeden Fall möglich.

    Mobile-Access
    Mit Mobile Access besteht die Möglichkeit von WAP-fähigen Handys auf seine E-Mails und Daten zuzugreifen. Durch die weite Verbreitung der WAP-Funktionalität ist dies mit fast jedem gängigen Handy möglich.

    ActiveSync-Access / MS-Direkt Push
    Mit ActiveSync besteht die Möglichkeit, seine E-Mails und Daten mit einem PDA / Handy abzurufen. Voraussetzung hierfür ist ein PDA / Handy mit ActiveSync sowie einem Internetzugang. Weiterhin wird der MS-Direct-Push-Service unterstützt, der es erlaubt, E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben automatisiert an mobile Endgeräte weiterzuleiten (push). Hierzu ist ein Endgerät mit ab einem Mobile 5.0 Betriebssystem notwendig.

    Outlook Web Access (OWA)
    Mit Web-Access können Sie von jedem PC mit Internetzugang auf Ihre E-Mails und Daten zugreifen und diese auch bearbeiten. Der Zugriff erfolgt per Internet-Browser (128bit SSL) über eine Webseite und ist mit Username und Passwort geschützt. Das „look and feel“ entspricht dem von Outlook.

    BlackBerry
    Der BlackBerry Enterprise Server (BES) befindet sich ebenfalls im Hochsicherheitsrechenzentrum und arbeitet unmittelbar mit dem Exchange-Server zusammen, was eine zeitnahe und stabile Bereitstellung des BlackBerry - Access ermöglicht.
    Der BlackBerry-Access ist eine „drahtlose“ Messaging Erweiterung, die vollständig in ein Client-Konto integriert ist. Neu eingetroffene E-Mails, aktuelle Termine, Aufgaben und Kontakte werden somit direkt mobil auf dem Engerät empfangen und könnten dort bearbeitet werden. Das Einwählen und das Synchronisieren des Postfachs von Unterwegs entfällt damit. Mit dem BlackBerry-Access ist der Kunde innerhalb des GPRS Netzwerks des beauftragten Mobilfunkproviders permanent online. Sämtliche E-Mails und PIM Daten (Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen) bleiben auf der gesamten Strecke zwischen dem BlackBerry Endgerät und dem Client-Konto durch den Einsatz von Verschlüsselungsalgorithmen (3DES, AES) vertraulich. Für den Betrieb von BlackBerry-Access ist nutzerseitig ein entsprechender Datenvertrag eines Mobilfunkproviders notwendig.

    Backup / Rücksicherung eines Postfaches
    Tägliche um 3 Uhr wird ein Backup aller Mailboxen durchgeführt. Dieses Backup wird 7 Tage aufbewahrt. Eine zeitnahe Rücksicherung im Datenverlustfall ist somit jederzeit möglich. Zusätzlich werden gelöschte Elemente innerhalb eines „Gelöschte Objekte“ Ordners 30 Tage zwischengespeichert. Erst wenn Elemente aus diesem Ordner ebenfalls gelöscht werden, kommt die Rücksicherung eines Postfaches zum Tragen. In diesem Fall werden Mailboxinhalte oder einzelne Elemente von der Datensicherung in das Postfach zurück gespielt.

    Mehrstufiger Spamfilter
    Ein Mehrstufiges Filtersystem hält durchschnittlich über 98% des Spams zurück. Die Technik eines Reputationsfilters blockiert auf Grundlage von Informationen eines umfangreichen Netzwerks durchschnittlich über 80% der Spam-Mails direkt am Gateway (auf SMTP-Ebene) ab. Der Empfänger erhält keine Kenntnis von der Zurückweisung der E-Mails. Lediglich der Absender erhält eine Fehlermeldung (SMTP-Fehler), dass die E-Mail nicht zugestellt werden konnte. Die Nutzung von Scan kann auch bei ordnungsgemäßem Betrieb des Filtersystems dazu führen, dass in seltenen Einzelfällen vom Benutzer erwünschte E-Mails in dieser Weise abgewiesen werden.
    E-Mails, deren Absender-IP nach Bewertung des Reputationsfilters vertrauenswürdig erscheint, werden anschliessend durch ein mehrstufigen Filtersystem geschleust und dort auf verschiedenste Spam-Merkmale überprüft. Nachrichten, bei denen dringender Spam-Verdacht besteht, werden von Scan in die Spam-Quarantäne verschoben und stehen dort für 30 Tage zum Abruf bereit.
    Der Benutzer erhält einmal täglich gegen 3.00 Uhr eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Betreff "Spam Quarantine Notification". Die Benachrichtigung enthält eine Auflistung aller E-Mails die seit der letzten Benachrichtigung neu in die Spam-Quarantäne des Benutzers verschoben wurden. Über einen Link in der E-Mail-Benachrichtung kann der Benutzer die Spam-Quarantäne über ein Web-Interface aufrufen und überprüfen, ob es sich bei den ausgefilterten Nachrichten tatsächlich um Spam handelt. Der Benutzer sieht in einer Übersicht zu jeder E-Mail den Absender, den Betreff, das Datum sowie die Größe der Nachricht und kann bei Bedarf auch den Nachrichtentext anzeigen. E-Mails, die länger als 30 Tage in der Quarantäne liegen, werden automatisch aus der Quarantäne entfernt.
    Scan legt für jede E-Mail-Adresse eine eigene Spam-Quarantäne an. Sollte der Benutzer mehrere Alias-Adressen zu einem E-Mail-Postfach verwenden, so erhält er in der Regel mehrere Quarantäne-Benachrichtigungen pro Tag (für jede E-Mail-Adresse eine).

    Integrierter Virenscanner
    Ein signaturbasierter Virenscanner zur Erkennung und Entfernung von Viren (Viren, Würmern, Trojanern und Spyware) ist als herkömmlicher Virenschutz in Scan integriert. Dieser entfernt alle Viren, für die bereits eine Virensignatur bekannt ist (in der Regel wenige Stunden nach Ausbruch neuer Viren). Im Falle einer Entfernung von Viren wird die betroffene E-Mail gelöscht. Der Empfänger wird über die Löschung nicht informiert.
    Zusätzlich zu dem signaturbasierter Virenscanner sorgt ein sog. Virus Outbreak Filter von Scan für einen vorläufigen, eingeschränkten Virenschutz zwischen dem Ausbruch eines neuen Virus bis zur Veröffentlichung der passenden Virensignatur durch den Hersteller einer herkömmlichen Antivirenlösungen. Aufgrund der Informationen eines umfangreichen Netzwerks, das Anomalien im weltweiten E-Mail-Verkehr aufspürt, erkennt der Scan Virus Outbreak Filter in der Regel neue Virenausbrüche in Echtzeit. Der Filter überprüft eingehende Nachrichten auf ihr Bedrohungspotenzial und stellt als verdächtig identifizierte Nachrichten temporär (in der Regel maximal 24 Stunden) in eine dynamische Viren-Quarantäne. Hiervon wird der Empfänger nicht informiert.

    Kann ich die Mails dennoch mit POP abrufen und per SMTP versenden.
    Ja dies ist weiterhin möglich.

    Ich kann via Outlook keine Verbindung zum Server aufbauen
    Funktioniert der Internetzugang?
    Funktioniert der Webmail - Zugang zum Postfach?
    Sind die Einstellungen in Outlook gemäss Anleitung korrekt?

    Ich habe Probleme Outlook, auch bekomme ich Fehlermeldungen
    Bitte teilen Sie uns die genaue Fehlermeldung über das Ticket-System mit.
    Sollte der Fehler nicht durch den Exchange Server verursacht werden, wir der Aufwand für die Fehlersuche mit Fr. 120.- inkl. MwSt. berechnet.
    Wichtig: ohne Ihren Benutzername und dem entsprechenden Passwort wird KEIN Ticket beantwortet.

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